"Det har været et rigtig godt forløb, som har virket enormt effektivt. Tingene har kørt fuldstændig smurt lige efter snoren."
Sofie Grøn, Odense Kommune
Før sad medarbejderne og arbejdede manuelt i Excel, men et samarbejde med Ephort har gjort, at opfølgningerne på kommunens udbud nu kan ske automatisk. Det har både gjort arbejdet nemmere og mere sikkert.
Odense Kommune sidder hvert år med et antal udbud og kontrakter. Medarbejderne i kommunen har i flere år arbejdet manuelt i en skabelon i deres opfølgning for at måle effekten af udbuddene. Efter et samarbejde med Ephort kan opfølgningen nu ske automatisk.
"Fordi der var mange dataændringer hele tiden, kunne vores datastruktur ikke rigtig være stringent. Så vi ønskede at få den digitaliseret, så vi kunne skabe et bedre datagrundlag på tværs af forskellige udbud - siger Sofie Grøn, der er controller hos Odense Kommune"
Derfor lavede Ephort et system til kommunen, der hedder “Digitale effektopgørelser”, som kunne erstatte arbejdet i Excel. Det har givet medarbejderne nemmere arbejdsvilkår, forklarer Sofie Grøn.
"Nu kan vi arbejde med data i et mere automatiseret setup i forhold til alle vores rapporteringer. Hvis vi f.eks. havde kørt 35 udbud i løbet af året og skulle rapportere på effekten af dem, skulle vi før sidde manuelt og trække felter ud fra 35 Excel-filer. Det kan vi gøre automatisk nu, og det har Ephort hjulpet med."
“Digitale effektopgørelser” har hjulpet Odense Kommune med bedre at kunne rapportere på udviklingen af sine udbud og lave halvårlige- og kvartalsopgørelser.
"Ephort har lavet en hjemmeside, hvor vi selv kan oprette og udfylde en skabelon og gemme den, så den ligger i systemet. Så kan vi få notifikationer og har mulighed for at gå ind og rette i den. De har sørget for, at alt der tastes ind i skabelonen kan gemmes som PDF og printes, så vi kan få en pæn rapport"
- fortæller Sofie Grøn
Udbudskonsulenter har lovkrav omkring rapporterne, hvor de skal svare på spørgsmål for at sikre, at processen er foregået rigtigt. De spørgsmål bliver allerede besvaret i “Digitale effektopgørelser”, og det sparer ifølge Sofie Grøn konsulenterne for en ekstra arbejdsgang, da rapporten blot skal printes.
Udviklingsteamet, der førte projektet i mål
Bag projektet stod vores dedikerede udviklingsteam, der brændte for at omsætte ideerne til digitale resultater. Med øjnene på bolden blev opgaven løst på en måde, der ikke kun mødte kundens behov, men også indfangende de detaljer, som vi undervejs fandt kunne give værdi i helhedsoplevelsen. Vi står klar til at bringe samme passion og erfaring til din næste udfordring.
Bag projektet stod vores dedikerede udviklingsteam, der brændte for at omsætte ideerne til digitale resultater. Med øjnene på bolden blev opgaven løst på en måde, der ikke kun mødte kundens behov, men også indfangende de detaljer, som vi undervejs fandt kunne give værdi i helhedsoplevelsen. Vi står klar til at bringe samme passion og erfaring til din næste udfordring.
Udviklingsteamet, der førte projektet i mål
Bag projektet stod vores dedikerede udviklingsteam, der brændte for at omsætte ideerne til digitale resultater. Med øjnene på bolden blev opgaven løst på en måde, der ikke kun mødte kundens behov, men også indfangende de detaljer, som vi undervejs fandt kunne give værdi i helhedsoplevelsen. Vi står klar til at bringe samme passion og erfaring til din næste udfordring.
Bag projektet stod vores dedikerede udviklingsteam, der brændte for at omsætte ideerne til digitale resultater. Med øjnene på bolden blev opgaven løst på en måde, der ikke kun mødte kundens behov, men også indfangende de detaljer, som vi undervejs fandt kunne give værdi i helhedsoplevelsen. Vi står klar til at bringe samme passion og erfaring til din næste udfordring.
I Odense Kommune vil man digitalisere mere, og kommunens medarbejdere sad med en masse informationer omkring udbudsprocesserne, som ikke kunne bruges. Det var en udfordring, og derfor kontaktede man Ephort.
"Vi havde de informationer, vi gerne ville have, men vi kunne ikke bruge dem effektivt. Det er lidt som at have 30-40 bøger på sit bord uden at vide, hvad der står i dem. Vi sad og gjorde det manuelt, og det fungerede ikke, og der var et dårligt flow. Så vi besluttede os for at prøve at digitalisere det"
- forklarer Sofie Grøn
Derfor havde Ephort og Odense Kommune en dialog frem og tilbage omkring, hvordan systemet skulle laves. Det var kommunens ønske at få en skabelon, de kendte fra Excel ind i det digitale system på hjemmesiden.
Ephort fik tre versioner af Excel-skabelonen, og blev spurgt “om det kunne lade sig gøre at lave noget smart”. Og det kunne det, siger Sofie Grøn.
"Vi har fået vores Excel-fil ind i skabelonen, som er meget nem at arbejde med. Der er den udfordring ved Excel, at man hurtigt kan komme til at slette noget, og at det ikke er et værktøj, der egner sig til at skrive tekst i. Så den usikkerhed er vi kommet til livs ved, at man kun kan slette det, man skal kunne slette. Det er blevet mere sikkert og validt."
Sofie Grøn er meget tilfreds med samarbejdet med Ephort, som både har været grundige og forstående for, at “man ikke altid snakker samme sprog”. Og så er hun meget imponeret over tilstedeværelsen i processen, som hun kalder “helt vild fed”.
"Hatten af for deres responstid, når vi har henvendt os. Der er ikke engang gået en halv dag, så har vi et svar. Vi har haft en relativ kort proces, og det har ikke taget ret lang tid. De har haft x antal uger og efter tre-fire uger, ser vi det første indledende arbejde."
At arbejde med softwareudvikling og udbud i en kommune er to vidt forskellige ting, og her synes Sofie Grøn, at Ephort har været både forklarende og forstående for forskellige fagligheder.
"Når jeg har været usikker på, hvad ting betyder og hvorfor, har jeg trygt kunne komme til Kristian og sige, at jeg ikke forstår det, og om han ikke kunne forklare mig det. Der har været en rigtig god dialog, og man er blevet mødt med meget tålmodighed og forståelse for, at man ikke nødvendigvis snakker samme sprog."
Den gode dialog har gavnet samarbejdet, og produktionen blev leveret til tiden uden forsinkelser, forklarer hun.
Se flere cases
Teknologier
Mia Valentina Lauridsen
Kundeansvarlig
Du er velkommen til at ringe direkte på
+45 21 90 71 75 eller skrive en mail på info@ephort.dk
Du kan også udfylde formularen, så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe direkte til mig på +45 21 90 71 75 eller skrive en mail på info@ephort.dk
Du er også velkommen til at ringe direkte på +45 21 90 71 75 eller skrive en mail på info@ephort.dk
Mia Valentina Lauridsen
Kundeansvarlig
